Die Softwareentwicklung hat ein Lieferproblem und das schon seit geraumer Zeit. So ungewöhnlich das Eingeständnis eines Unternehmens sein mag, dass sich auf diesen Bereich spezialisiert hat - die Zahlen lassen sich nicht verheimlichen.
Eine McKinsey-Studie aus dem Jahr 2012 ergab, dass das durchschnittliche "große" IT-Projekt* das Budget um 45 % und die Zeit um 7 % überschreitet, während es nur die Hälfte des prognostizierten Werts liefert. Speziell für den Finanzbereich ergab die Studie der Standish Group aus dem Jahr 2015, dass 42 % der Softwareprojekte im Bankensektor nicht zufriedenstellend oder sogar enttäuschend sind.
Kommunikationslücken, mangelnde Transparenz, schlechte Ressourcenplanung, schleichende Ausweitung des Projektumfangs, unrealistische Erwartungen und unklare Ziele sind einige der Hauptgründe, warum IT-Projekte scheitern, ins Stocken geraten oder die Erwartungen des Unternehmens nicht erfüllen.
Allzu oft laufen Softwareimplementierungen nicht so ab, wie sie sollten. Was kann also getan werden?
Ganz einfach, eine Fokussierung auf die Strategie und die Interessengruppen anstelle von Budget und Zeitplan, eine angemessene Ressourcenplanung, die Ausrichtung der Teams auf die Ziele und Vorgaben sowie ein effektives Projektmanagement sind für den Erfolg eines jeden IT-Projekts entscheidend. Dies in die Praxis umzusetzen, mag leichter gesagt als getan sein, aber genau hier zeigt sich die Bedeutung der Findungs- und Erkundungsphase.
"Eine Erkundungsphase trägt dazu bei, dass wir uns ein genaueres Bild von den Anforderungen des Kunden machen, etwaige Lücken identifizieren, den Arbeitsaufwand besser bestimmen und die Dauer der Umsetzung abschätzen können", sagt Maria Dunne, Head of Customer Sucess bei Lendscape. "Es hilft uns, Annahmen zu überprüfen, realistische Ziele zu setzen und letztendlich den ROI zu maximieren, während wir gleichzeitig den vereinbarten Zeitrahmen und das Budget so genau wie möglich einhalten.
Falls Sie mit dem Konzept der Erkundungsphase noch nicht vertraut sind, sie wird nach der Auswahl eines Anbieters durchgeführt, wobei Anbieter und Kunde zusammenarbeiten, um genauer zu untersuchen, wie die Software eingesetzt, konfiguriert und integriert werden soll, um die Anforderungen des Kunden optimal zu erfüllen. Sie dient dazu, den Umfang der Software-Implementierung abzustecken, so dass der Zeitplan und der Aufwand für die Implementierung genauer bestimmt werden können.
"Während des Verkaufsprozesses kann der Kontakt zwischen dem Entwicklungsteam eines Anbieters und den Experten auf beiden Seiten recht begrenzt sein", so Dunne weiter. "Die Erkundungsphase bietet den Spezialisten des Anbieters die Möglichkeit, den Kunden und die von ihm benötigte Lösung sowie die Art der Benutzererfahrung, die er bieten möchte, besser kennen zu lernen.
Neben der Verfeinerung des übergreifenden Projektumfangs kann dieser Prozess auch dazu beitragen, eine mögliche Komplexität einzuplanen. Stellt sich beispielsweise heraus, dass ein bestimmter Teil einer Integration aufwändiger ist als ursprünglich angenommen, kann er im Zeitplan weiter nach vorne verschoben werden, damit das Gesamtprojekt auf Kurs bleibt.
Discovery dient jedoch nicht nur der präventiven Problemlösung. Sie hilft auch sicherzustellen, dass das, was geliefert wird, mit den tatsächlichen Bedürfnissen des Kunden übereinstimmt.
"Wir haben Fälle erlebt, in denen der Umfang des Projekts nach einem Discovery-Prozess größer war, als wir und der Kunde erwartet hatten", sagt Maria Dunne. "Es ist natürlich viel besser, so früh wie möglich darüber zu sprechen, wo man die Dinge zurückschrauben kann. Wenn man diese Art von Klarheit im Vorfeld hat, wird die Umsetzung effizienter."
Herausforderungen meistern, Vertrauen schaffen
Die Erkundungsphase dient dazu, die Gefahr von Problemen wie der Ausweitung des Projektumfangs und Überschreitungen zu minimieren, indem sie allen Beteiligten ein klares, detailliertes Verständnis des Projekts vermittelt. Sie bringt jedoch auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich.
Bereiche wie die Integration können für einen Kunden sehr anstrengend sein, da er einem Anbieter detaillierte Einblicke und Dokumentationen zu Schnittstellen zur Verfügung stellen muss, die möglicherweise schon vor Jahren - oder sogar Jahrzehnten - entwickelt wurden. Hinzu kommt der kulturelle Wandel von alten Architekturen zu neuen Plattformen und die damit verbundenen enormen Veränderungen in der Funktionalität, die ohne vorherige Erfahrung nur schwer vorstellbar sind.
"Es liegt in der Natur der Technologie in der Finanzbranche, dass es zu riesigen Sprüngen von einer Plattform zur anderen kommen kann", erklärt Maria Dunne. "Die Benutzer können von papierbasierten, stark manuellen Prozessen zu teilweisen oder sogar vollständig automatisierten Prozessen und Umgebungen übergehen. Das ist eine erhebliche Umstellung, und es kann für jemanden schwierig sein, zu erklären, wie die Dinge funktionieren sollen, wenn er mit dieser Art von Einrichtung noch nicht in Berührung gekommen ist."
"Wir wollen immer, dass die Kunden ein gewisses Maß an Schulung und Konfiguration durchlaufen haben, bevor wir die Spezifikationen einer Plattform festlegen", fährt Maria Dunne fort. "Im Vorfeld, in der Erkundungsphase, wollen wir, dass die Benutzer die Möglichkeit haben, Prozesse auszuprobieren, wie sie derzeit funktionieren. Etwaige Lücken werden aufgezeichnet und geschätzt, aber während der gesamten Implementierungsphase arbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden daran, diese Lücken zu schließen."
Während der Implementierung hat Lendscape die Notwendigkeit eines beratenden Ansatzes bei der Softwareentwicklung durch einen bewährten Prozess, der Verständnis, Bildung, schnelle Iteration und Schulung in den Vordergrund stellt, voll berücksichtigt. Es ist besser, agil und reaktionsschnell zu entwickeln und zu testen, als ein fertiges Produkt zu präsentieren, mit dem niemand etwas zu tun hatte.
Zwar ist kein Projekt wie das andere, aber ein gewisses Maß an Reglementierung trägt dazu bei, dass die Erkundungsphase so produktiv wie möglich verläuft. Da wir auf jahrzehntelange Erfahrung in der Entwicklung zurückgreifen können, verfolgt unser Erkundungsprozess einen strukturierten Ansatz, der sicherstellt, dass etwaige Lücken oder Ungenauigkeiten in einem Implementierungsplan schnell erkannt und behoben werden können.
Dies, so Maria Dunne, kann dazu beitragen, das Risiko einer Projektüberschreitung drastisch zu reduzieren. "Es ist sehr schwierig, unerwartete Ereignisse während der Implementierung auszuschließen, aber ein solider Erkundungsprozess kann die Auswirkungen unvorhergesehener Probleme erheblich reduzieren.
Für die Kunden, so meint sie, lässt sich das Ergebnis in einem Wort zusammenfassen: Vertrauen. "Ich glaube, dass eine zusätzliche Erkundungsphase den Kunden ein viel größeres Gefühl der Sicherheit für ihr Projekt gibt, sei es in Bezug auf die Gesamtlieferung oder einfach nur, dass sie das entsprechende Budget gesichert haben.
"Das ist eigentlich das, was mir an meiner Aufgabe am meisten Spaß macht", sagt sie. "Einen mitunter sehr komplexen Prozess so aufzuschlüsseln, dass die Leute darauf vertrauen können, dass man sie durch den Prozess führt, selbst wenn es schwierig wird."
Die Aktualisierung oder Einführung einer neuen Technologie ist nicht einfach. Der Stress, den manche zu verschiedenen Zeitpunkten des Projekts empfinden, kann durch die kontinuierliche Vermittlung des Werts der Technologie, die Schaffung klarer Erwartungen und eines gemeinsamen Verständnisses gemildert werden.
Eine Implementierung kann aus verschiedenen Gründen scheitern und hier steht sicherlich die Vernachlässigung der Erkundungsphase sicherlich ganz oben auf der Liste von Gründen. Tatsächlich ist Sie möglicherweise der wichtigste Teil einer Implementierung, der nicht nur dazu beitragen kann, ein Projekt auf den richtigen Weg zu bringen, sondern auch Zeit und Geld zu sparen und unnötige Herausforderungen in der Zukunft zu vermeiden.
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